Hướng dẫn cài đặt Facebook Group (Phần cuối)
Những thao tác phổ biến để cài đặt Facebook Group chuyên nghiệp mà bạn chắc chắn còn vướng mắc
Chào bạn,
Trong bản tin thứ 4 tuần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các cách cài đặt cộng đồng cơ bản trên facebook group. Các bạn có thể xem lại hai phần trước tại đây:
Mời các bạn tiếp tục đọc các hướng dẫn cài đặt tiếp theo.
21. Cách tìm kiếm nội dung, bài viết trong group?
Sử dụng công cụ “search” trong cộng đồng. Bạn có thể tìm kiếm bài viết, bình luận hoặc thành viên trong cộng đồng.
Nhấn vào biểu tượng tìm kiếm ở góc phải thanh menu
Gõ từ khóa cần tìm kiếm (các từ khoá có thể liên quan đến nội dung tìm kiếm, tên thành viên, hashtag, …)
Trong ổ sửa sổ tìm kiếm, có thể sử dụng Bộ lọc để tìm kiếm nhanh hơn (bài viết đã xem, gần đây nhất, người đăng, …)
22. Cách lên lịch bài viết và chỉnh sửa bài viết đã lên lịch?
QTV không cần phải trực 24/24 trên cộng đồng, bạn có thể lên kế hoạch nội dung và lên lịch bài viết trước.
Tiến hành soạn thảo bài viết, upload hình ảnh minh hoạ như bình thường.
Chọn tính năng "lên lịch” (ở góc phải phía dưới cửa sổ đăng bài)
Chọn ngày và giờ trong tương lai mà bạn muốn đăng bài viết của mình.
Nhấn Lên lịch
Sau khi lên lịch, QTV/người kiểm duyệt vẫn có thể chỉnh sửa bài viết, chỉnh sửa thời gian lên lịch
Chọn Bài viết đã lên lịch trong phần Công cụ kiểm duyệt trên thanh công cụ phía bên trái trang facebook group
Nhấn vào biểu tượng … bên cạnh bài viết đã lên lịch bạn muốn điều chỉnh
Có thể chọn: đổi lịch đăng bài, đăng ngay, chỉnh sửa bài viết, xoá bài viết
Lưu ý
Cần nhớ thời điểm đăng bài chính thức để dành thời gian chăm sóc tương tác cho bài viết.
23. Cách định dạng văn bản trong nhóm?
Cách 1: Bạn có thể soạn thảo văn bản và định dạng trên Google Doc, sau đó copy - paste vào Facebook group.
Cách 2: Bạn soạn thảo/copy text lên Facebook group, chọn phần văn bản cần định dạng và sử dụng những “định dạng" sẵn có của FB group.
Lưu ý: chỉ có thể định dạng văn bản khi đăng bài trên máy tính/laptop
24. Làm sao đăng ẩn danh?
Khi chọn tính năng đăng ẩn danh, chỉ có QTV, kiểm duyệt viên mới biết được tên của thành viên đăng bài. Các thành viên còn lại sẽ không biết được. Đồng thời, những bình luận của thành viên thuộc bài viết đăng ẩn danh cũng sẽ đi theo nick “thành viên ẩn danh” thay vì hiện rõ nick của người đăng.
Nhấn vào biểu tượng Bài viết ẩn danh ngay trong cửa sổ soạn thảo bài viết
Nhấn Tạo bài viết ẩn danh trên cửa sổ thông báo hiện ra
Soạn thảo bài viết như bình thường trong cửa sổ soạn thảo vừa hiện ra
Nhấn Gửi
Nếu QTV chưa thấy chức năng Bài viết ẩn danh trong nhóm, bạn phải bật chế độ này.
Nhấn vào Cài đặt nhóm
Kéo đến phần Quản lý nội dung thảo luận
Nhấn vào biểu tượng edit bên cạnh mục Tham gia ẩn danh
Chọn “Đang bật" hoặc “Đang tắt"
Nhấn Lưu
25. Cách tạo nhóm chat trong group?
Bạn có thể tạo nhóm chat khi mở thử thách, sự kiện để mọi người có thêm không gian thảo luận về những chủ đề, sự kiện đang diễn ra. Nhóm chat được dùng để thảo luận những vấn đề tập trung, chia nhỏ hơn là trang chủ nhóm.
Ngay bên dưới ảnh bìa, chọn mục Đoạn chat
Nhấn Tạo đoạn chat
Trên cửa sổ “Đoạn chat cộng đồng mới", gõ tên đoạn chat và nhấn Tạo đoạn chat
Sau đó QTV có thể tiến hành mời thành viên tham gia đoạn chat, chỉnh sửa, tạm dừng hoặc xóa đoạn chat, …
Lưu ý: QTV nên phân công người trực nhóm cụ thể để điều phối, theo dõi các cuộc thảo luận trong nhóm chat.
26. Cách tạo event trong cộng đồng?
Sự kiện trên Facebook, hay còn được gọi là Facebook Event, là một tính năng cho phép QTV thông báo với các thành viên của mình về một sự kiện quan trọng nào đó của cộng đồng và mời họ tham gia.
Chọn tab Sự kiện trên thanh menu
Nhấn Tạo sự kiện
Điền các thông tin mô tả sự kiện (tên sự kiện, thời gian, quyền riêng tư của sự kiện, …)
Nhấn Tạo sự kiện để lưu
Lưu ý:
Ở phần mô tả sự kiện chưa có tính năng định dạng văn bản. Vì vậy, bạn sẽ cần dùng chữ IN HOA, thêm các ký tự và icon, cách dòng để người xem dễ đọc văn bản hơn.
Nhớ chuẩn bị các câu hỏi thường gặp về sự kiện và câu trả lời để điền thông tin ở phần "Những câu hỏi thường gặp”.
Chuẩn bị sẵn ảnh bìa, kích thước 1920 x 1005 (tỉ lệ 16:9)
Thành viên có thể xem lại thông tin toàn bộ các sự kiện cũ của cộng đồng trong tab Sự kiện.
27. Cách bật và thêm nội dung vào tab hướng dẫn?
Mục Hướng dẫn là nơi lưu trữ các tài liệu hướng dẫn, các thử thách quan trọng của cộng đồng. Dù không quá nhanh trôi tin bài như các messaging apps hay news feed facebook nhưng Facebook group vẫn thuộc dạng “bài mới đẩy trôi bài cũ". Cách quy hoạch các nội dung thử thách hoặc các hướng dẫn quan trọng vào tab Hướng dẫn sẽ giúp thành viên có trải nghiệm đọc mượt mà hơn.
Nếu trên thanh menu cộng đồng chưa có tab Hướng dẫn, QTV có thể mở tab này bằng cách:
Nhấn Cài đặt nhóm trên thanh menu phía bên trái trang facebook group
Kéo xuống cuối phần Đã thêm vào nhóm, chọn Thêm mới
Chọn tính năng Hướng dẫn, nhấn Thêm
Các thao tác để tạo Hướng dẫn mới
Nhấn vào tab Hướng dẫn trên thanh menu
Nhấn Tạo Hướng dẫn
Gõ tên và mô tả Hướng dẫn
Nhấn Lưu
Cách thao tác để thêm bài viết vào một nội dung Hướng dẫn
Kéo đến phần Hướng dẫn bạn muốn thêm nội dung, nhấn vào tên Hướng dẫn đó
Nhấn Tạo bài viết
Đặt tiêu đề, soạn nội dung và upload hình ảnh minh hoạ (như cách soạn thảo bài đăng trên facebook group)
Nhấn Đăng
28. Cách tạo poll/thăm dò ý kiến?
Tạo poll/thăm dò ý kiến là cách để lấy ý kiến thành viên về một chủ đề/vấn đề cụ thể, thu thập insight thành viên, … Những cuộc thăm dò vừa là hoạt động kêu gọi sự đóng góp ý kiến của thành viên vừa là cách để nhận sự phản hồi từ các thành viên.
QTV không thể chỉnh sửa văn bản của cuộc thăm dò ý kiến khi mọi người đã bắt đầu bình chọn, chỉ có thể chỉnh sửa cuộc thăm dò ý kiến mà bạn tạo trước khi mọi người bắt đầu bình chọn.
Người tạo cuộc thăm dò ý kiến và QTV nhóm có thể thêm hoặc xóa các lựa chọn thăm dò ý kiến bất cứ lúc nào.
Cách tạo poll/thăm dò ý kiến
Nhấn vào ô soạn thảo bài viết mới >> nhấn vào biểu tượng “...” và chọn tính năng “Thăm dò ý kiến".
Nhấn vào đó sẽ hiện ra cửa sổ soạn thảo nội dung, hãy gõ phần mô tả cuộc thăm dò ý kiến và các lựa chọn dành cho các thành viên.
Một vài lưu ý khi đặt câu hỏi và đưa ra các option thăm dò ý kiến:
Đừng đặt ra các vấn đề khảo sát mà thành viên chỉ có thể trả lời có hoặc không vì nó không mang lại giá trị khai thác insight thành viên
Đừng tạo cuộc thăm dò ý kiến cho có, để tỏ vẻ dân chủ >> hãy tạo ra những cuộc thăm dò với tinh thần cởi mở, cầu thị và thực sự lắng nghe thành viên
Đừng thăm dò xong rồi để đó mà hãy thực sự hành động sau khi nhận được phản hồi từ thành viên. Nếu không, thành viên sẽ mất niềm tin và những lần thăm dò sau đó, QTV sẽ không còn nhận được nhiều phản hồi nữa.
Hãy luôn khuyến khích thành viên nói rõ thêm về chọn lựa của mình ở phần bình luận.
29. Ghim/gỡ bài ghim trong mục Đáng chú ý?
Đây là chức năng giúp ghim các bài viết quan trọng như quy tắc nhóm, sự kiện quan trọng, ... để các thành viên dễ dàng tìm đọc, đặc biệt là các thành viên mới.
QTV có thể ghim bài, sắp xếp thứ tự bài ghim và gỡ bài ghim tuỳ nhu cầu thực tế.
Chọn bài viết cần ghim, nhấn vào biểu tượng “…” bên góc phải bài đăng
Nhấn Ghim bài viết vào mục Đáng chú ý
Trong phần hiển thị bài ghim trên trang chủ, QTV có thể nhấn giữ chuột và kéo bài viết để sắp xếp lại thứ tự bài ghim
Khi muốn bỏ ghim một bài viết, QTV nhấn vào mục Đáng chú ý trên thanh menu, kéo đến bài viết cần gỡ, nhấn vào biểu tượng “…” bên góc phải bài đăng và nhấn “Bỏ ghim khỏi phần Đáng chú ý"
Lưu ý
Nếu cộng đồng đang tổ chức thử thách hay các hoạt động khác, QTV nên ghim các nội dung này vào mục Đáng chú ý để thành viên dễ theo dõi thử thách.
Sau khi hoạt động kết thúc, nên Bỏ ghim để thành viên tập trung vào các nội dung khác.
30. Kiểm duyệt bình luận?
Tuỳ theo quy tắc của từng cộng đồng, những bình luận phổ biến sẽ bị xóa và cấm người đăng khỏi cộng đồng, như:
Ngôn từ đả kích, phán xét >> xóa bình luận, nhắc nhở thành viên
Nội dung không phù hợp định hướng nội dung chung của cộng đồng >> xóa bình luận, góp ý cho thành viên
Quảng cáo, PR cho cộng đồng/page/website mà chưa được sự cho phép >> xóa bình luận, nhắc nhở thành viên
Link spam, quảng cáo trên nhiều bài viết >> cấm thành viên và chặn khỏi cộng đồng
Cách thao tác:
Nhấn vào biểu tượng “...” bên cạnh bình luận cần kiểm duyệt
Chọn phương án phù hợp: Gỡ bình luận, Ẩn bình luận, Báo cáo bình luận, Gỡ bình luận và cấm tác giả.
31. Xem top những người đóng góp nhiều nhất ở đâu?
Tôn vinh top contributors là một trong những cách ghi nhận sự đóng góp của thành viên một cách đơn giản, dễ thực hiện nhất. Nền tảng đã thống kê cụ thể và chi tiết, QTV có thể xem những người hoạt động năng nổ trong nhóm và đăng bài viết tôn vinh.
Kéo đến phần Thông tin chi tiết trên thanh menu phía bên trái trang facebook group
Nhấn Thành viên, QTV sẽ xem được danh sách 10 người đóng góp nhiều nhất trong 28 ngày qua (kèm số lượng bài viết, reactions và bình luận)
32. Cách xem lại những hành động của Ban quản trị đã thực hiện trong nhóm?
Trong trường hợp cần giải đáp thắc mắc/khiếu nại từ thành viên hoặc cần xem lại lịch sử hoạt động để tối ưu hoá hoạt động của ban quản trị, QTV hoặc người kiểm duyệt có thể sử dụng Nhật ký hoạt động để:
Xem các hành động các QTV/người kiểm duyệt và công cụ Hỗ trợ quản trị đã thực hiện trong nhóm
Hoàn tác một số hành động (chẳng hạn từ chối/phê duyệt thành viên, từ chối/phê duyệt bài viết, …)
Thêm ghi chú về lý do bạn thực hiện hành động nào đó (chỉ QTV hoặc người kiểm duyệt thực hiện hành động mới có thể thêm ghi chú vào hành động)
Cách xem Nhật ký hoạt động
Nhấn Nhật ký hoạt động trên thanh menu phía trên trái trang facebook group
Tại đây QTV/người kiểm duyệt có thể tìm kiếm lại hoạt động cũ dựa trên bộ lọc (chọn ngày, QTV/người kiểm duyệt, thành viên, hành động kiểm duyệt, …)
QTV/người kiểm duyệt cũng có thể thực hiện các thao tác: xem chi tiết một hành động cũ, thêm ghi chú, hoàn tác
Lưu ý:
Việc hoàn tác một hành động cũ từ QTV/người kiểm duyệt khác cần có sự trao đổi, thảo luận trước và thống nhất trong nội bộ team quản trị hoặc ít nhất giữa 2 QTV/kiểm duyệt viên liên quan.
Trước khi trả lời thắc mắc, khiếu nại của thành viên liên quan đến hành động của một QTV/kiểm duyệt viên khác trong nhóm cũng cần có sự trao đổi thông tin nội bộ trước.
33. Cách chỉ định và dừng chỉ định một người nào đó làm chuyên gia trong nhóm?
Chỉ QTV mới có thể chỉ định hoặc dừng chỉ định người khác làm chuyên gia trong nhóm
Nhấn vào Thành viên trên thanh menu hoặc bên dưới tên nhóm
Trong mục Thành viên ở đầu trang, gõ tên thành viên bạn muốn mời làm chuyên gia trong nhóm
Nhấn vào biểu tượng “...” bên cạnh tên của thành viên
Chọn Mời làm chuyên gia trong nhóm rồi nhấn Gửi lời mời.
Tương tự, nếu muốn gỡ vai trò chuyên gia trong nhóm, bạn thao tác như trên. Sau đó, nhấn vào biểu tượng “...” bên cạnh tên của thành viên và chọn Gỡ vai trò chuyên gia trong nhóm. Thành viên sẽ không được thông báo nếu bị gỡ vai trò chuyên gia trong nhóm.
34. Đình chỉ, giới hạn hoạt động, cấm, xóa một thành viên trong nhóm?
Cả QTV và kiểm duyệt viên đều có thể thực hiện các thao tác này.
Đình chỉ: khả năng đăng bài, bình luận, bày tỏ cảm xúc trong nhóm và tham gia đoạn chat cộng đồng trong nhóm tạm thời bị tắt.
Giới hạn hoạt động: tạm thời giới hạn hoạt động đăng bài viết (số lượng bài viết thành viên có thể đăng trong một ngày) và bình luận của một thành viên (số lượng bình luận thành viên có thể đăng trong một giờ) trong nhóm.
Xoá, cấm: Thành viên bị xóa sẽ phải yêu cầu tham gia nhóm một lần nữa nếu họ muốn tham gia lại. Thành viên bị cấm sẽ không nhìn thấy nhóm khi tìm kiếm hoặc xem được bất kỳ nội dung nào của nhóm. Đồng thời, các thành viên cũng không thể mời lại người đó vào nhóm.
Cách thao tác:
Nhấn vào Thành viên trên thanh menu hoặc bên dưới tên nhóm
Trong mục Thành viên ở đầu trang, gõ tên thành viên bạn muốn mời làm chuyên gia trong nhóm
Nhấn vào biểu tượng “...” bên cạnh tên của thành viên
Chọn thao tác bạn muốn thực hiện
35. Quảng cáo Facebook Group được không?
Được, bạn có thể tự thao tác như sau:
Nhấn vào Quảng cáo nhóm trên thanh menu góc trái trang facebook group.
Trên trang quảng cáo, tuỳ chỉnh các nội dung, thời gian, ngân sách, … dựa trên chiến dịch quảng cáo của bạn.
Nhấn Đăng
—--
Lưu ý
Những hướng dẫn liên quan cài đặt nền tảng sẽ có hiệu lực tương đương tại thời điểm đăng tải thông tin. Bạn hãy cập nhật thường xuyên nếu nền tảng cập nhật những tính năng, sửa đổi mới tương ứng nhé.
Ngoài ra, để khám phá thêm những câu hỏi khác chuyên sâu hơn về chiến lược, nội dung, hoạt động cộng đồng, cách vận hành cộng đồng và THCN của QTV, bạn tham khảo và đăng ký Cẩm nang xây dựng cộng đồng từ A đến Z tại đây.
Tôi muốn khám phá Cẩm nang ngay!
Bản tin tuần này:
1/ Ưu đãi Combo chữa lành dành cho các QTV
Community Toolbox + Cẩm nang xây dựng cộng đồng từ A đến Z
2/ Khai giảng lớp Wow Content đang mở chương trình Good Star dành cho những ai muốn xây dựng THCN và kinh doanh chuyên môn chính mình thông qua Viết chủ đích và hiệu quả.
Hẹn gặp lại bạn vào tuần sau.