Admin - Bước đệm đầu tiên để trở thành Community Manager

Để bắt đầu những công việc liên quan đến quản lý cộng đồng, hãy thử làm Admin.

Trở thành một Community Manager là việc chẳng dễ dàng vì nó đòi hỏi nhiều kỹ năng mềm lẫn kỹ năng cứng, bên cạnh chuyên môn về ngách cộng đồng bạn phụ trách. Vậy, bạn có thể bắt đầu bằng một mục tiêu nhỏ hơn, đó là trở thành một Admin.

Công việc của một Admin cộng đồng thường gồm những việc sau:

• Quản lý cộng đồng: thành viên, hoạt động trong cộng đồng

• Thu hút thành viên mới

• Sáng tạo kế hoạch nội dung, chương trình cộng đồng

• Lập các báo cáo phân tích, thống kê chỉ số liên quan tăng trưởng của cộng đồng…

Nghe chừng như giản đơn, nhưng quá trình sinh hoạt với vai trò là Admin của hai cộng đồng chất lượng là On Writing Daily và A Freelance Doer đã mang đến cho Phượng rất nhiều bài học giá trị mang theo để giờ đây Phượng làm việc và tiếp tục phát triển với vai trò Community Specialist.

Bài học thứ nhất: Sự cho đi

Mình nghĩ một trong những hệ giá trị của những người làm cộng đồng nói chung là sự cho đi. Bạn luôn sẵn sàng chia sẻ những kiến thức chuyên môn của bản thân để giúp đỡ, hỗ trợ người khác cùng phát triển và hoàn thiện. Bạn lấy đó làm niềm vui trong công việc mình làm. Mặt khác, sự cho đi lành mạnh cũng chính là phương thức giúp bạn tiến bộ hơn mỗi ngày, vì để giúp được người khác, bạn đã phải trau dồi chuyên môn bản thân trước tiên.

Tại On Writing Daily, mình quan sát sự cho đi bền bỉ của chị Linh Phan qua từng chiếc đề được đăng lên đều đặn mỗi ngày, qua từng bình luận chị nhận xét bài viết của mỗi người. Thật sự những việc này đã truyền cảm hứng cho mình cũng như các bạn khác trong nhóm quản trị và tất cả những thành viên trong cộng đồng nói chung.

Bài học thứ hai: Không xem bản thân là trung tâm

Tư duy này cũng quan trọng không kém về hệ giá trị cho đi khi bạn là một người xây dựng cộng đồng. Câu nói ấn tượng của chị Linh mà mình thuộc nằm lòng “Chị không bao giờ xem OWD là cộng đồng/tài sản của riêng chị mà OWD là của chung những người viết hàng ngày”.

Đúng là khi chúng ta không xem bản thân là cái rốn của vũ trụ, là trung tâm trong một cộng đồng, bạn sẽ biết cách học hỏi mọi thứ, dung hòa mọi thứ trong cộng đồng với tinh thần cầu thị dù bạn là thành viên ban quản trị hay thành viên thông thường.

Chỉ khi chúng ta ngồi ngang cạnh hàng nhau, chúng ta mới lắng nghe người khác công tâm và thấu đáo hơn. Rồi từ đó, chúng ta mới phân tích, chiêm nghiệm để có thể xây dựng và quản lý cộng đồng bền vững nhờ vào sự cải tiến, khắc phục những vướng mắc, vấn đề tồn tại trong cộng đồng.

Bài học thứ ba: Sự vượt khó

Xây dựng cộng đồng là việc chưa bao giờ dễ dàng. Nó là một quá trình cần nhiều sự quan tâm, kham nhẫn, có nụ cười lẫn nước mắt. Mỗi giai đoạn tồn tại của cộng đồng luôn kèm theo những đặc tính riêng biệt, trong đó là sự khó khăn, thử thách.

Ví dụ như giai đoạn đầu thành lập cộng đồng, bạn phải gặm nhấm sự cô đơn trong việc giao tiếp với mọi người. Cho đến giai đoạn tăng trưởng cộng đồng về sau, bạn phải luôn luôn liên tục nâng cấp giá trị và kiến thức chuyên môn để đáp ứng song song với nhu cầu phát triển của thành viên.

Bên cạnh đó, bạn luôn phải giữ cho bản thân năng lượng tốt để truyền năng lượng tích cực với thành viên trong cộng đồng thông qua các hoạt động tăng kết nối. Rồi giai đoạn cộng đồng bão hoà, bạn phải biết cách tái tạo lại năng lượng, làm mới cộng đồng để cộng đồng hồi sinh.

Bài học thứ tư: Sự quan sát, tỉ mẩn từng chi tiết hiện diện trong cộng đồng

Cộng đồng là một tập thể chứa đựng rất nhiều tập hợp con, những nhóm người tụ tập lại trong cùng không gian để học tập, phát triển, chia sẻ. Làm cộng đồng không được hời hợt dù là chi tiết nhỏ như việc thay ảnh bìa nhóm khi sự kiện đã lỗi thời, là trả lời thắc mắc của thành viên, là quan tâm, thăm hỏi, lắng nghe nhu cầu của họ.

Sự quan sát này không chỉ là phản ứng của thành viên với nội dung, động thái từ team quản trị với cộng đồng, mà nó nên bao hàm cả phản ứng, trò chuyện giữa các thành viên trong cộng đồng lẫn nhau. Cho đến sự quan sát những chỉ số thống kê, tăng trưởng. Là Admin, bạn nên tập thói quen đặt câu hỏi liên tục về những gì xảy ra trong cộng đồng để xử lý kịp thời vấn đề phát sinh, để cải tiến, tối ưu những hoạt động hiện tại.

Mình vẫn hay gọi vui “Chăm cộng đồng như chăm một đứa trẻ là vậy”. 

Bài học thứ năm: Sự khéo léo trong giao tiếp cộng đồng

Admin là một trong những người đại diện cộng đồng vì vậy, lời ăn tiếng nói, phát ngôn trong cộng đồng của bạn cần phải cẩn thận. Nó không đồng nghĩa với việc bạn phải trau chuốt từng từ, từng chữ nhưng bạn buộc phải chịu trách nhiệm về tính chuẩn xác của nội dung bạn cấp phát đi. Nội dung bạn chia sẻ, ý kiến bạn phản hồi với thành viên, những định hướng cộng đồng,...tất cả phải chính xác và có cơ sở. Thành viên gia nhập vào cộng đồng bất kỳ, họ đều muốn học hỏi, đặc biệt là từ những quản trị viên.

Những gì bạn nói trong cộng đồng có tác động ít nhiều đến tình cảm, thái độ, hành vi của thành viên. Ví dụ, những bạn trong cộng đồng On Writing Daily họ nhiều lần chia sẻ rằng những bình luận nhận xét, động viên của anh chị trong nhóm Quản trị đã tiếp thêm động lực cho họ rất nhiều trên con đường viết lách. Kiến thức chia sẻ từ những người đi trước thật sự hữu ích với họ. 

Bài học thứ sáu: Sự sáng tạo liên tục

Một trong những niềm vui của admin là nhận được sự ủng hộ, hưởng ứng của thành viên với các hoạt động từ nhóm quản trị. Để làm điều đó, bạn cần phải sáng tạo liên tục trong quá trình làm nội dung, thiết kế hoạt động tương tác hay gọi chung là chiến lược cộng đồng.

Khách hàng cộng đồng không chỉ là khách hàng mới, mà là sự trộn lẫn giữa thành viên tiềm năng, thành viên hiện tại, trong thành viên hiện tại lại chia ra thành thành viên mới gia nhập và thành viên lâu năm. Để tất cả mọi người dù khác nhau về thời điểm gia nhập nhưng phải đảm bảo được sự gắn kết, thu hút về các nội dung mà Admin cấp phát đi, rõ ràng, Admin buộc rất linh hoạt và đa dạng trong các hoạt động cộng đồng. Ví dụ điển hình ở cộng đồng A Freelance Doer, những thử thách liên tục được xây dựng để đáp ứng nhu cầu phát triển kỹ năng của thành viên trong nhóm. 

Khi bắt đầu với công việc xây dựng cộng đồng, mình cũng mang trong lòng nhiều hoài nghi. Nhưng càng làm, càng đào sâu kiến thức chuyên môn, bên cạnh việc cập nhật những thông tin thị trường, sự trải nghiệm trong đa dạng ngách cộng đồng từ case studies cho đến cộng đồng khách hàng trong quá trình làm việc với CGL, mình ngày càng yêu việc phát triển cộng đồng này.

Một công việc ý nghĩa không chỉ mang lại thu nhập tiềm năng mà còn giúp bản thân phát triển, chuyển hóa về tư duy mạnh mẽ. Và quan trọng hơn hết, làm cộng đồng để được cho đi và hạnh phúc với sự phát triển của khách hàng thông qua sự tăng trưởng cộng đồng của họ.