Ứng dụng cửa sổ JOHARI vào giao tiếp cộng đồng

Chìa khoá để tăng kết nối các mối quan hệ trong cộng đồng là giao tiếp. Hãy cùng CGL tìm hiểu về phân loại vùng giao tiếp trong cộng đồng thông qua 4 ô cửa Johari.

Ứng dụng cửa sổ JOHARI vào giao tiếp cộng đồng

Chìa khoá để tăng kết nối các mối quan hệ trong cộng đồng là giao tiếp. Hãy cùng CGL tìm hiểu về phân loại vùng giao tiếp trong cộng đồng thông qua 4 ô cửa Johari.

Open Area – Vùng Mở

Tại vùng mở, Quản trị viên (QTV) và thành viên đều biết những thông tin này nên sẽ đạt được sự thống nhất về nội dung trong thái độ, kỹ năng, cảm xúc. Vùng này càng mở rộng càng thúc đẩy giao tiếp trong cộng đồng diễn ra mạnh mẽ. Phát triển vùng mở thông qua những thảo luận, bình luận chia sẻ góc nhìn cá nhân, góp phần làm hoàn thiện nội dung/vấn đề trao đổi. Thành viên cảm giác có liên quan và được thể hiện trong cộng đồng.

Nội dung vùng mở là những bài chia sẻ kỹ năng, tư duy, QA, các bài poll (khảo sát).

Hidden Area - Vùng Ẩn

Vùng Ẩn là khu vực cửa sổ chứa đựng những thông tin mà QTV đã biết, thành viên chưa biết. Những thông tin này chính là chuyên môn, thế mạnh của QTV. Mặt khác, nó còn là những mong muốn của thành viên để họ phát triển hơn trong công việc, cuộc sống. Một QTV khéo léo trong giao tiếp cộng đồng là họ tạo ra được/chọn ra những thông tin phù hợp trong vùng ẩn để chia sẻ/dẫn dắt/bắc cầu sang thông tin vùng mở. Từ đây, thành viên cảm giác vừa được học hỏi, thu nạp kiến thức, vừa có dịp chia sẻ kinh nghiệm cá nhân. Cách làm này giúp tạo nên sự gắn kết trong mối quan hệ giữa QTV và thành viên nhóm. Còn về phía QTV được củng cố niềm tin từ các thành viên rất nhiều vì sự cho đi cũng như sự hiểu biết cá nhân.

Nội dung vùng ẩn là những bài viết từ Admin, chia sẻ kiến thức chuyên sâu,...Bạn sẽ linh hoạt chọn các định dạng nội dung phong phú để tạo nhịp điệu nội dung trong cộng đồng thay vì chỉ cứng nhắc bám trụ một định dạng nội dung.

Nội dung trong vùng ẩn rất đa dạng. Nó có thể là những bài viết dài mang tính chuyên môn cao, những trích dẫn từ các chuyên gia, câu chuyện, phân tích case study từ các mẫu cộng đồng khác. Ngoài ra, còn các định dạng khác như video, reels, sự kiện giải đáp thắc mắc…

Blind Spot – Vùng điểm mù

Vùng điểm mù là ô cửa mà thông tin ở đây thành viên đã biết, nhưng QTV chưa biết. Diện tích vùng này càng lớn càng làm giảm đi tương tác, giao tiếp giữa hai bên. Để thu hẹp, xoá dần điểm mù này, bản thân QTV phải luôn nâng cấp, trau dồi giá trị bản thân để rút ngắn khoảng cách trong giao tiếp nói chung cũng như bạn mới thực sự dẫn dắt được cộng đồng. Bằng không, bạn phải tìm đến bên thứ ba để được tư vấn, hỗ trợ, đồng hành trong quá trình xây dựng, phát triển cộng đồng. Nhưng đường dài thì bạn phải tự thân vận động để phát triển bản thân trước đã.

Nội dung thường là những câu hỏi, thắc mắc của thành viên.

The Unknown Area – Vùng đóng

Ô cửa sổ này là điểm mù của cả QTV và thành viên nhóm, chứa đựng thông tin có thể nghiêng về xu hướng mà cả hai đều chưa có thông tin. Đây là cơ hội để cả hai cùng tìm hiểu, khám phá, chiêm nghiệm, nâng cao sự gắn kết trong giao tiếp. Nội dung vùng này được thể hiện dưới dạng xu hướng, nhận định từ bên ngoài.

Việc phân loại nội dung theo từng ô cửa giao tiếp sẽ giúp QTV đưa ra những định dạng nội dung cũng như cách thức trò chuyện, thảo luận phù hợp trong cộng đồng để hướng đến mục đích cuối là giao tiếp hiệu quả - truyền tải được thông điệp nhằm hoàn thành sứ mệnh cộng đồng.

Một lỗi giao tiếp phổ biến trong cộng đồng từ QTV, đó là không dành thời gian chăm sóc, giao tiếp với thành viên. Cụ thể, một trong những lý do thành viên rời xa cộng đồng vì họ không cảm thấy được quan tâm, đăng bài, bình luận nhưng không ai đáp lời. 

Có một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Đó là trong ngày, bạn hãy phân chia thời gian quản lý cộng đồng hiệu quả bằng cách ngoài công việc chuyên môn, bạn dành hẳn ra khung tương tác với thành viên. Nếu bạn quá bận chưa kịp đọc nội dung, hãy để lại reaction trước để họ cảm thấy được đón nhận. Sau đó, quay lại và bình luận, giao tiếp với thành viên khi có thời gian nhiều hơn. 

Gợi ý một vài cách mở đầu cuộc trò chuyện trong cộng đồng ngay cả khi bạn là một QTV hướng nội, ngại giao tiếp. 

Bạn có thể tham khảo và kêu gọi thành viên giao tiếp theo văn hóa bình luận mà chị Linh Phan (Co founder của CGL) cũng là Founder của Cộng đồng On Writing Daily (Viết đi đừng sợ) đã giới thiệu trong OWD hồi tháng 07 năm 2021. 

Khi thành viên bước ra đăng bài, hãy giao tiếp với họ bằng cách: 

• Để lại reaction vào bài viết của thành viên.

• Bình luận dưới bài viết/trả lời bình luận: thể hiện đồng tình với một ý nào đó trong nội dung của thành viên. 

• Để lại lời khen vì sự đóng góp hoặc từ chính thông điệp từ nội dung mà thành viên đã chia sẻ. 

• Đưa ra giải pháp cho vấn đề thành viên đã nêu. Nếu chưa tìm được giải pháp từ bản thân, bạn hãy tìm hiểu giúp họ những nguồn tham khảo uy tín khác. 

• Đặt câu hỏi về một ý nào đó trong bài viết thành viên để kéo dài hơn cuộc trò chuyện. 

• Thể hiện sự chờ đón nội dung từ thành viên thông qua động viên, kêu gọi thành viên tiếp tục chia sẻ. 

Mỗi cộng đồng sẽ mang một bản sắc riêng biệt. Theo đó, chân dung thành viên cũng rất khác nhau nên cách chúng ta giao tiếp với thành viên nên linh hoạt để đảm bảo thông tin được giao tiếp hai chiều, rõ ràng và chính xác để tăng tính kết nối trong cộng đồng.

Mình tin khi bạn dành thời gian và thật lòng quan tâm đến thành viên trong cộng đồng thì không ai có thể làm ngơ được. Họ cảm nhận được sự hiện diện cá nhân trong tập thể và nhu cầu chia sẻ, thề hiện được khơi gợi thôi thúc họ muốn đóng góp nhiều hơn cho cộng đồng. Tương tác, kết nối được hình thành qua từng giao tiếp nhỏ như thế vì cái gì xuất phát từ trái tim sẽ chạm đến trái tim. 

Nếu đã đọc đến đây, CGL cũng muốn bạn chia sẻ thêm kinh nghiệm về giao tiếp trong cộng đồng, hoặc những chủ đề nào bạn muốn được nghe/thảo luận thêm từ CGL nhé.

(Johari Window được phát triển bởi Joseph Luft và Harry Ingham thông qua nghiên cứu yếu tố động lực khi học tại Đại học California, được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1995)