Chào đón thành viên mới

Đừng để bất kỳ thành viên nào bơ vơ khi bước vào không gian mới (cộng đồng của bạn)

Trong Form Đánh giá tình trạng "sức khoẻ cộng đồng” của CGL, 90% các Quản trị viên (QTV) luôn than phiền về việc thành viên đa phần thuộc dạng "tàu ngầm" (nhóm thành viên theo dõi hoạt động cộng đồng nhưng họ hiếm khi để lại dấu vết như các reactions gồm lượt like, tim, share). Họ ít chịu bước ra giao tiếp, tương tác với mọi người trong cộng đồng. 

Đó là một thực trạng chung. Với bài toán này, QTV luôn đau đáu tìm kiếm câu trả lời, giải pháp cho việc tăng tương tác, kết nối trong cộng đồng nhưng rất ít QTV đặt câu hỏi về cách chào đón thành viên mới như thế nào. Trong khi đây mới chính là cái bắt tay đầu tiên của chủ nhà (QTV) mời khách (thành viên) vào nhà. 

"Miếng trầu là đầu câu chuyện". 

Nào, nếu đọc đến đây, bạn hãy dừng lại hai phút và hình dung đâu là miếng trầu bạn sẽ dùng trong cộng đồng của mình? 

Tầm quan trọng của việc chào đón thành viên mới

Chào đón thành viên mới trong cộng đồng nếu được QTV thực hiện chất lượng, chân thành sẽ có ý nghĩa quan trọng về mặt tạo ra môi trường thân thiện, hỗ trợ và kết nối giữa thành viên với cộng đồng. Điều này giúp nhóm thành viên mới cảm thấy được chấp nhận, động viên tham gia vào hoạt động và sự phát triển của cộng đồng nói chung. Vai trò của hoạt động chào đón giúp thành viên mới có bảng chỉ đường khi bước vào nhà chung.

Hoạt động chào đón này chính là điểm chạm (điểm tiếp xúc) đầu tiên giữa cộng đồng và thành viên. Không cần quá cầu kỳ, miễn sao hoạt động chào đón tạo được không khí gần gũi, cung cấp đủ thông tin tổng quan về những hoạt động đang diễn ra trong cộng đồng để thành viên mới hòa nhập.

Ví dụ: Mẫu chào đón thành viên mới tại Cộng đồng Solo Expert (Kinh doanh chuyên môn của chính mình) do admin Linh Phan thực hiện đã nhận được rất nhiều hưởng ứng của các thành viên trong cộng đồng. Xem chi tiết nội dung bài chào đón tại đây.

Chào đón thành viên mới không phải là hoạt động bắt buộc với tất cả cộng động nhưng QTV nên thực hiện để tạo không khí hòa nhập dễ dàng cho nhóm thành viên mới. 

CGL gợi ý 10 hoạt động chào đón bạn có thể áp dụng trong cộng đồng:

+Hoạt động 1:

Sử dụng chức năng “Welcome post” của trên Facebook Group. Có 2 cách sau:

• Cách 1: bạn nhấp vào số lượng thành viên trên thanh Menu dưới ảnh Cover. Nó sẽ hiện ra danh sách tất cả người mới vào cộng đồng.

• Cách 2: bạn chọn "Write something" như thực hiện thao tác sắp soạn thảo bình thường. Bạn quan sát phía dưới các tùy chọn "Ảnh, video", "poll" sẽ có chọn lựa "Bài viết chào mừng".

  

  Chọn một trong hai cách và chỉnh sửa nội dung để phù hợp với chương trình cộng đồng đang diễn ra.

+Hoạt động 2:

Soạn thảo bài ghim, trong đó tóm tắt và nêu bật những hoạt động định kỳ, sự kiện lớn đã và đang diễn ra trong nhóm.

+Hoạt động 3:

Tạo một Intro video để giới thiệu về cộng đồng của bạn, tương tự như tap Trang chủ trên các website.

+Hoạt động 4:

Nếu cộng đồng không quá nhiều thành viên, bạn thu thập được Email đầu vào của họ. Hãy thiết kế một Postcard chào mừng. Có thể họ sẽ bất ngờ vì sự quan tâm chi tiết của QTV dành cho mình.

+Hoạt động 5:

Thực hiện khảo sát về cảm nhận của thành viên mới sau khi gia nhập cộng đồng. Hoạt động này nên thực hiện ít nhất khi thành viên đã trải nghiệm cộng đồng ít nhất 1-2 tháng.

+Hoạt động 6:

Admin khởi xướng hoạt động giới thiệu chuyền. Cụ thể, mỗi thành viên sẽ giới thiệu về bản thân và tag tên của 2 thành viên bất kỳ để tiếp tục chia sẻ. Hoạt động này khá thú vị trong điều kiện lý tưởng các thành viên đã quen biết nhau từ trước. Nếu không, họ có thể sẽ e dè và chủ đích của Admin sẽ không thành công.

+Hoạt động 7:

Tạo post Q&A để kích thích trò chuyện từ các thành viên. Vì khi nhận được câu hỏi bất kỳ, phản xạ tự nhiên của mỗi người đều muốn tham gia trả lời, thể hiện quan điểm cá nhân.

+Hoạt động 8:

Thực hiện poll để bất kỳ thành viên nào cũng có thể tham gia bầu chọn. Họ sẽ cảm giác được hòa nhịp và sẽ mạnh dạn xuất hiện trong cộng đồng của bạn.

+Hoạt động 9:

Đưa ra thông tin liên hệ như admin thường nhật xuất hiện trong cộng đồng để thành viên mới có thể liên hệ hỏi bất kỳ thông tin nào về cộng đồng.

+Hoạt động 10:

Có những đầu mối truy cập thông tin nổi bật của cộng đồng tại trang Cover như trỏ đường link, Hashtag để tìm kiếm những thông tin liên quan.

Không phải hoạt động chào đón nào cũng "khả thi" ngay từ lần đầu áp dụng vì mỗi cộng đồng đều mang bản sắc riêng. Bạn hãy tham khảo, cân đối và sáng tạo thành cách thức chào đón thành viên mới riêng cho cộng đồng của bạn. 

CGL gợi ý hai mẫu chào đón thành viên mới cho bạn

Mẫu thư chào đón 1

Tựa đề: Chào mừng bạn đến với [Tên cộng đồng] 

Chúng mình rất vui mừng khi chào đón các bạn đến một không gian thú vị và đầy năng lượng, nơi mà chúng ta có thể cùng nhau thảo luận, chia sẻ ý kiến và tạo ra những kết nối mới. 

Để bắt đầu, bạn hãy giới thiệu bản thân bằng cách viết một bình luận ngắn về sở thích yêu thích, mục tiêu mà bạn muốn đạt được tại nhóm này, hoặc bất kỳ điều gì bạn muốn chia sẻ. Mọi người đang rất háo hức để được làm quen với bạn.

Trong cộng đồng, chúng mình thực sự coi trọng sự đa dạng và tôn trọng quan điểm của nhau. (Bạn có thể xem qua phần Quy tắc cộng đồng). Bạn hãy thoải mái tham gia vào các cuộc thảo luận, đặt câu hỏi và chia sẻ kinh nghiệm của bạn. 

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách hoạt động cộng đồng, cách tìm kiếm thông tin hay bất cứ thứ gì khác, QTV và các thành viên khác đều sẽ sẵn sàng.

Một lần nữa, chào mừng bạn đến với cộng đồng X.

Thân, [Tên Quản trị viên hoặc tên của người viết]

Mẫu thư chào đón 2

Tựa đề: Chào các bạn đến với [Tên cộng đồng]

Hôm nay, chúng mình vô cùng vui mừng khi có thêm những gương mặt mới gia nhập vào [Tên Cộng đồng] của chúng ta. Đây là nơi mà mỗi cá nhân đều có giá trị và đều có cơ hội để thể hiện bản thân, chia sẻ kiến thức, cùng nhau học hỏi và làm quen với những người bạn mới thú vị.

Hãy ghé qua mục Feature “Đáng chú ý” ghim ở đầu cộng đồng để tham khảo những nội dung chính, hoạt động đang diễn ra trong cộng đồng.

Bạn đừng ngần ngại tham gia vào các cuộc thảo luận, bình luận và chia sẻ câu chuyện của bạn. Chúng mình tin rằng mỗi câu chuyện đều có giá trị và góp phần làm cộng đồng trở thành một ngôi nhà - nơi chúng ta thuộc về.

Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy đặt câu hỏi hoặc yêu cầu sự giúp đỡ. Không chỉ các thành viên khác, mà cả nhóm quản trị viên đều sẵn sàng ở đây để hỗ trợ bạn.

Bây giờ, bạn hãy chia sẻ một chút về bản thân trong phần bình luận dưới đây. Một lần nữa, chào mừng bạn đến với [Tên cộng đồng]

Thân, [Tên Quản trị viên hoặc tên của người viết]

Dù chào đón thành viên mới là một hoạt động cơ bản nhất trong các hoạt động kết nối cộng đồng, tuy nhiên một số QTV vẫn gặp lỗi trong quá trình thực hiện.

5 lỗi phổ biến khi chào đón thành viên mới

• Không thực hiện hoạt động chào đón: Nhiều QTV bỏ qua việc chào đón thành viên mới hoặc không có hoạt động chào đón có thể làm họ cảm thấy bị bỏ rơi. QTV nên dành thời gian để chào đón mọi người.

• Việc chào đón không cá nhân hóa: Sử dụng mẫu template sẵn có từ Facebook đề xuất mà không chỉnh sửa thành giọng văn riêng. Điều này khiến cho thành viên không chú ý vào hoạt động cộng đồng do chưa cảm nhận được sự nhiệt thành trong đón tiếp.

• Không cung cấp thông tin cơ bản: Nếu QTV không cung cấp thông tin cơ bản về cách hoạt động của cộng đồng hoặc các nguồn tài nguyên hỗ trợ, thành viên mới có thể dễ cảm thấy lạc hướng khi bước vào không gian tập thể hoàn toàn mới. Hãy đảm bảo họ biết cách tìm hiểu và tham gia.

• Chia sẻ quá nhiều thông tin: Một thông điệp chào đón không nên quá dài và chứa đựng nhiều chi tiết. Tóm tắt các thông tin chính và để thành viên tự tìm hiểu chi tiết hơn khi họ cần.

• Không tương tác với bài viết chào đón: Đây là một lỗi phổ biến rất nhiều QTV gặp phải. Hãy đảm bảo rằng, bạn thực hiện hoạt động chào đón bao gồm cả việc tương tác, trò chuyện với thành viên mới tại ngay chính hoạt động chào mừng đó. Hãy thường xuyên tương tác với họ và khích lệ họ tiếp tục tham gia vào các hoạt động tiếp theo.

Ngay hôm nay, hãy dành thời gian suy nghĩ về một mẫu nội dung chào mừng cho cộng đồng của bạn. Đừng quên cập nhật với CGL về cảm xúc thành viên mới khi họ được chào đón như thế trong cộng đồng.