Con đường trở thành Moderator chuyên nghiệp và 4 bài học cộng đồng đắt giá
Hành trình vạn dặm đều bắt đầu từ con số 0
Có thể bạn nghĩ rằng “mod" của một cộng đồng cần rất giỏi chuyên môn về ngách của cộng đồng đó. Nhưng không hẳn thế, để vận hành một cộng đồng, chuyên môn không phải là tất cả mà còn cần có rất nhiều kiến thức, kỹ năng phụ trợ quan trọng khác (liên quan đến chuyên môn cộng đồng chứ không phải chỉ là chuyên môn kinh doanh của bạn). Bản thân mình là một “case study" người thật việc thật khi trở thành mod của CGL với chuyên môn về cộng đồng hoàn toàn bằng 0 ở thời điểm bắt đầu.
Chặng 1: đến với nhau bằng sự tò mò, gắn kết với nhau bằng sự hiểu biết
Mình có mặt ở CGL vào cuối năm 2022 - từ những ngày đầu mới thành lập với suy nghĩ “vào cho vui” bởi lúc đó, đối với mình “cộng đồng đa phần chỉ là một đám đông hoặc khá khẩm hơn là nơi để hỏi đáp”. Suy nghĩ này thay đổi hoàn toàn sau khi mình tham gia chuỗi Phẫu thuật cộng đồng năm 2023 của CGL.
Mình thật sự hiểu cộng đồng là gì, cộng đồng phục vụ tiếp thị kinh doanh dựa trên cảm giác thuộc về là như thế nào và những người làm cộng đồng chân chính thật sự tâm huyết ra sao. Câu slogan của CGL “Create the sense of belonging" cứ từ từ ngấm vào người mình từng chút khi mình lần lượt tham gia chuỗi phẫu thuật cộng đồng, rồi chuỗi F5toF2 cho đến khoá học Facebook comty course, khoá học Trợ lý cộng đồng, …
Từ sự vô tư ban đầu, mình đã dần hiểu và yêu mến cộng đồng bởi ý nghĩa mà nó mang lại cho chính người làm cộng đồng và thành viên.
Từ việc chỉ tham gia “cho vui", mình đã bắt đầu mơ về một cộng đồng riêng, mơ về một công việc cộng đồng
Chặng 2: trở thành “mod" và phát huy năng lực cá nhân
Tháng 12, 2023 mình được cất nhắc trở thành mod của CGL, sau vỏn vẹn một năm thâm niên làm thành viên. Mình không được chọn vì hiểu biết sâu rộng về cộng đồng mà vì sự nhiệt tình năng nổ trong cộng đồng, vì sự sẵn lòng tương tác và kết nối.
Một công việc đến bất ngờ và mang đến nhiều sự chuyển đổi vượt bậc cho hành trình freelancer đang dậm chân tại chỗ của mình. Bắt đầu từ những công việc đơn giản nhất như lưu data đầu vào của thành viên, “comment dạo", viết bài chào mừng cho đến những công việc phức tạp hơn như tham gia từng chút một vào khâu chuẩn bị cho những hoạt động tương tác trên nhóm, ra mắt các SPDV của cộng đồng, đảm nhận mọi thiết kế liên quan đến CGL, …
Mỗi công việc dù lớn hay bé, nếu thật sự chú tâm học và làm đều tạo ra những sự tiến bộ vượt bậc và được tạo điều kiện để phát huy. Rõ ràng, các bạn bắt đầu nhận ra mình nhiều hơn từ những thiết kế mang đậm bản sắc CGL, và đó là thứ kỹ năng mình được phát hiện, được tạo điều kiện để phát huy hơn nữa (bên cạnh những kiến thức và kỹ năng khác).
Các bạn có thể xem lại một vài thiết kế của mình tại đây:
Bộ tài liệu trong Community Toolbox
Landing page Chương trình đào tạo Trợ lý cộng đồng
Landing page Chương trình đào tạo The power of Community Content
Landing page Chương trình đào tạo 100Mideas of Engagement Activities
Mình muốn kể câu chuyện của bản thân để chứng minh cho các bạn rằng: “bất kể ai cũng thể làm cộng đồng nếu bạn thật sự chú tâm học hỏi và có một trái tim rộng mở kết nối với mọi người". Bên cạnh đó, mình cũng muốn chia sẻ với các bạn 4 bài học liên quan đến cộng đồng mà mình học được trong quá trình là Moderator tại Community Growth Lab nhé.
Bài học số 1: Hiểu rõ công việc mình làm
Moderator (hay có thể gọi là trợ lý cộng đồng) là công việc kết hợp giữa trợ lý cá nhân và công việc liên quan đến chuyên môn cộng đồng. Là một moderator, bạn có thể sẽ đảm nhận những nhiệm vụ sau:
Kiểm duyệt thành viên,
Comment dạo
Thiết kế ảnh cho các bài đăng trên cộng đồng, các ấn phẩm của cộng đồng, … các hình thức khác do phân công của QTV
Trợ lý lớp học thuộc các chương trình đào tạo của cộng đồng
Hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động của cộng đồng
Viết bài theo phân công của QTV.
Ngoài ra, trong những hoạt động mang tính chiến lược của cộng đồng, QTV cũng có thể yêu cầu bạn Moderator tổng hợp, trình bày thông tin, insight, … dưới góc độ thành viên để hỗ trợ QTV đưa ra các quyết định liên quan đến lập chiến lược, action plans, member journey, …
Việc hiểu rõ công việc của một Moderator rất quan trọng, nó giúp bạn: thứ nhất, chủ động trau dồi những kỹ năng cần thiết để đáp ứng công việc; thứ hai, chủ động thực hiện và làm tốt ngoài mong đợi những yêu cầu của QTV cộng đồng.
Bài học số 2: Làm việc từ trái tim đến trái tim
Hiểu rõ công việc của một Moderator làm giúp bạn làm tốt công việc nhưng làm việc “từ trái tim" mới giúp bạn trở thành một Moderator xuất sắc thật sự.
Làm việc từ trái tim, đầu tiên có thể được hiểu là làm việc với toàn bộ sự chú tâm của bản thân. Bạn đã đặt toàn bộ năng lượng của mình vào mỗi công việc cho dù nhỏ bé hay lớn lao mà bạn đang làm hay chưa? Bạn làm cho xong hay làm để tạo ra hiệu quả? Kế đến, làm việc từ trái tim đến trái tim có nghĩa là bạn có nghĩ đến và đặt mình vào vị thế của thành viên và của cả QTV khi làm bất cứ công việc gì liên quan đến cộng đồng hay không.
Chẳng hạn, đối với công việc “comment dạo" nghe chừng đơn giản và có phần nhàm chán, người Moderator làm việc “từ trái tim đến trái tim” như thế nào:
Khi bạn trả lời một câu hỏi bất kỳ của thành viên, họ cảm thấy thỏa mãn với thông tin họ nhận được chưa, họ có cảm thấy được tôn trọng trong cách trả lời của bạn không, những thông tin bạn đưa ra có đảm bảo tính sẵn sàng, tiện lợi cho thành viên hay chưa? Hoặc giả, nếu là một tương tác mang tính giao tiếp thì nó có mang lại cảm giác thân thiện, được chào đón, được gắn kết trong cộng đồng chưa?
Và cũng trong từng câu trả lời, từng tương tác của bạn, bạn đã truyền tải được thông điệp mà QTV muốn gửi đi trong từng giai đoạn hay chưa, có thể hiện được tinh thần và phong cách của cộng đồng không, …
Bài học số 3: Hình thành tư duy hệ thống
Theo Wikipedia, tư duy hệ thống là quan điểm nhìn nhận thế giới khách quan trong một thể thống nhất không thể tách rời, mà ở đó tất cả các đơn vị, yếu tố cấu thành, các hiện tượng cơ bản sinh ra từ chúng đều có mối liên hệ, tác động quan lại với nhau trong cái tổng thể.
Trong bối cảnh cộng đồng, mỗi người Moderator cũng cần hình thành tư duy hệ thống trong quá trình làm việc. Nghĩa là, với mỗi nhiệm vụ hay công việc được giao tưởng chừng đơn lẻ, bạn phải hình thành thói quen nhìn nhận, đánh giá, thực hiện theo 3 bước tư duy:
Nhìn nhận tổng thể: bạn đặt vấn đề vào bối cảnh chung của cộng đồng vào thời điểm hiện tại (điều gì đang diễn ra trong cộng đồng, thành viên đang quan tâm điều gì, …), vấn đề này/công việc này liên quan đến các công việc khác cũng như chiến lược chung như thế nào
Nhìn nhận đa chiều: hay nói dễ hiểu là nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau (QTV muốn truyền đạt điều gì, Thành viên có thể sẽ đón nhận ra sao, …)
Làm có chủ đích: tức là bạn không làm mọi việc được giao như một cái máy mà chỉ làm khi hiểu rõ mục tiêu cụ thể của nó. Khi bạn hiểu rõ mục tiêu, bạn mới có thể chọn cách làm phù hợp nhất, hiệu quả nhất.
Chẳng hạn, một bài post chào mừng thành viên mới cũng cần phải tư duy hệ thống trước khi đăng. Không phải chỉ cần soạn một mẫu bài đăng duy nhất và đăng tuần này qua tuần nọ, tháng này qua tháng khác. Có thể phân tích một bài Welcome post theo tư duy hệ thống như sau:
Về tổng thể: hoạt động mang tính nghi thức của cộng đồng, vừa chào đón thành viên mới vừa cung cấp các thông tin hoạt động đang diễn ra trong cộng đồng
Về sự nhìn nhận đa chiều: từ góc độ QTV, bài welcome post tạo ra điểm chạm đầu tiên cho thành viên với cộng đồng, là ấn tượng đầu tiên và cầu nối cho các thành viên mới đến với các hoạt động cộng đồng. Từ góc độ thành viên, bài welcome post là một sự chào đón thân thiện, một sự chỉ dẫn nhiệt tình để họ cảm thấy được chào đón trong cộng đồng, …
Về chủ đích của bài viết chào mừng thành viên: nó không chỉ là một lời chào, nó góp phần tăng lượt reach cho một số bài viết quan trọng, dẫn dắt thành viên đến các nghi thức cộng đồng, …
Bạn có thể xem thêm về bài welcome post tại bản tin Chào đón thành viên mới
Bài học số 4: Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc
Chuyên mục Sổ tay từ vựng của CGL, từ vựng số #51 - Quản lý những điều không lường trước được, mình khá tâm đắc với sự khác biệt giữa success list và to-do list nên muốn nhắc lại trong bản tin này.
Đồng ý là, với vai trò là một moderator nhận nhiệm vụ từ QTV, bạn không thể gạt bỏ các nhiệm vụ được giao (tất nhiên vẫn có thể phản biện để thống nhất trước khi thực hiện) nhưng bạn hoàn toàn có thể sắp xếp sự ưu tiên và chọn lựa tập trung vào những đầu việc nào. Mình nghĩ đó là mấu chốt của kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc.
Ở mục “Hiểu rõ việc mình làm", mình chỉ liệt kê ra một vài đầu việc cơ bản của Moderator, trên thực tế, bạn có thể sẽ phải đảm nhận nhiều “gạch đầu dòng" hơn thế, đặc biệt khi có sự kiện, hoạt động hay chương trình đào tạo. Việc của bạn lúc này không phải là liệt kê tất cả và thực hiện tuần tự từ trên xuống dưới - nghe có vẻ có thứ tự và logic nhưng thực tế là bạn sẽ rối tung deadline đến. Khi nhận nhiệm vụ được giao từ QTV, bạn cần:
Ghi chú lại hoặc lưu lại task ngay (có thể tạo file task riêng để theo dõi hoặc ghi chú vào sổ, tuỳ sở thích và phong cách làm việc của bạn) để tránh bị sót hoặc mất thời gian quay lại tìm kiếm
Phân chia nhiệm vụ đó thuộc hạng mục nào (thiết kế, content, công việc admin, …), thuộc dự án nào (nếu cộng đồng đang có nhiều hoạt động khác nhau)
Thời hạn của nhiệm vụ đó (thường QTV sẽ nhắn kèm với nhiệm vụ, nếu không hãy chủ động hỏi hoặc dựa vào hạng mục công việc để tự xác đinh)
Xác định (dự tính) khoảng thời gian bạn cần để hoàn thành công việc đó (30 phút, 1 tiếng, nửa ngày, …)
Dựa vào tất cả các yếu tố trên, bạn xác định thứ tự ưu tiên và chọn lựa tập trung vào những đầu việc nào. Từ đó lên kế hoạch làm việc cho 1 ngày, 1 tuần, … của bạn. Lưu ý là kế hoạch luôn cần đi kèm với “sự linh hoạt". Nếu bạn đã “an bài" mọi thứ nhưng luôn có phát sinh, hãy thoải mái với việc điều chỉnh kế hoạch của mình, cuộc sống hay công việc đều luôn đầy rẫy những bất ngờ và đón nhận như thế nào là do chính mình.
Trên đây là hành trình nhỏ của mình và những bài học mình rút ra được trong thời gian làm Moderator ở CGL. Hy vọng nó sẽ thật sự hữu ích dành cho các bạn.
Bài viết từ bạn Hoàng My - Moderator, trợ lý cộng đồng chuyên nghiệp tại CGL
Điểm tin tuần này:
Từ điển cộng đồng vẫn mở truy cập dành tặng đến các bạn mới để hệ thống những tư duy, khái niệm cơ bản về cộng đồng giúp bạn tiếp cận xây dựng cộng đồng dễ dàng hơn.
Công bố 5 gương mặt may mắn trong chương trình donate nhận từ điển cộng đồng.
Chương trình đào tạo Sản xuất nội dung cộng đồng vẫn đang mở đăng ký với chính sách ưu đãi dành cho những QTV đang loay hoay trong câu chuyện làm nội dung cộng đồng phục vụ tiếp thị, kinh doanh. Cộng đồng ở đây bao gồm cả trang Facebook cá nhân, Facebook group, bản tin.
Hẹn gặp lại bạn trong bản tin tuần tới!