"Bác sĩ" tốt nhất của các Quản trị viên cộng đồng

9 cách giúp Quản trị viên thoát khỏi tình trạng kiệt sức khi vận hành cộng đồng

Dù là giai đoạn nào trên hành trình xây dựng cộng đồng, Community Growth Lab (CGL) luôn dễ dàng bắt gặp tình trạng kiệt sức của các Quản trị viên (QTV). Dù đó là ngách cộng đồng nào, chuyên môn nào của QTV, năng lượng của những người vận hành cộng đồng là rất đặc trưng. Rất ít QTV duy trì được trạng thái đỉnh cao trong suốt hành trình phát triển cộng đồng.

Đó cụ thể là những vùng trũng sau:

• Cộng đồng gần như không thể thu hút thành viên mới

• Cộng đồng yên lặng như những bóng ma tồn tại, những tương tác ít ỏi, những kết nối cực kỳ yếu ớt

• Những mẫu nội dung nhạt nhòa

• Những hoạt động na ná nhau mà bạn dễ dàng tìm được khi mở máy tính và lướt mạng xã hội

• Việc phải dành thời gian quá nhiều để tương tác với thành viên cũng là một trở ngại đối với số ít QTV khi họ chưa hiểu được hết luật chơi của cộng đồng

• Những vùng trũng khác…

9 cách sau sẽ giúp các QTV hạn chế phần nào tình trạng kiệt sức này.

Về vận hành và chuyên môn

Cách 1: Ủy quyền và trao quyền

Hãy cân nhắc việc sử dụng thêm cộng tác viên cũng như bổ nhiệm thành viên kiểm duyệt.

Ví dụ: Mom Village, Cộng đồng nuôi dưỡng người mẹ mới cũng vừa kết nạp thêm 2 thành viên để phụ trách một số công việc kiểm duyệt, hỗ trợ cộng đồng cùng với 2 QTV.

Cách 2: Tập trung vào số ít hơn số đông

Nếu như nguồn lực còn hạn hẹp tại giai đoạn bắt đầu cộng đồng, bạn nên dành thời gian và năng lượng cho nhóm thành viên số ít nhưng chất lượng trong cộng đồng. Mình đã chia sẻ rất chi tiết về việc QTV nên tập trung vào 90% hay 10% thành viên “active” trong cộng đồng ở bản tin số trước “Khi nào 10% lớn hơn 90%”.

Cách 3: Luôn có kế hoạch dài hạn, đặc biệt là kế hoạch nội dung

Một tính chất đặc thù của nội dung trong cộng đồng khác với nội dung trên mạng xã hội, là tính kết nối thay vì tiêu thụ. Chính vì lẽ đó, việc sản xuất nội dung cộng đồng đòi hỏi QTV phải rất chủ động trong việc chọn lọc và tìm được những insight chất lượng. Rất nhiều QTV cho rằng họ không có ý tưởng. Ngược lại, một số có quá nhiều ý tưởng và bị hội chứng thừa ý tưởng. Điều này nếu kiểm soát không chặt chẽ sẽ khiến QTV triển khai nội dung theo kiểu "hớt váng", thông tin đi theo chiều ngang thay vì khai thác theo chiều sâu và đủ lâu cho cùng một chủ đề.

Gợi ý cho bạn để tránh tình trạng bí/cạn kiệt ý tưởng là bạn hãy lập một thư viện ý tưởng cộng đồng. Bạn có thể tự tạo một thư viện ý tưởng cộng đồng theo các bước này:

• Ghi chép lại những bình luận của thành viên

• Thu thập câu trả lời thông qua câu hỏi đầu vào

• Nói chuyện với những QTV khác trong và ngoài lĩnh vực của bạn

• Mang theo sổ, bút, điện thoại để ghi lại mọi ý tưởng xuất hiện bất chợt trong đầu.

• Sinh hoạt tại Community Growth Lab vì đây là không gian rèn luyện kỹ năng xây dựng cộng đồng cho những ai muốn phát triển sự nghiệp, thương hiệu thông qua ưu tiên cộng đồng. 

Cách 4: Cần sự giúp đỡ hãy lên tiếng ngay trong cộng đồng của bạn trước

Nghe hơi kỳ quặc nhưng đây là một phương pháp hiệu quả. Hãy xem ví dụ bên dưới của QTV Phương Thảo thực hiện trong cộng đồng Sẵn sàng cưới. Việc kêu gọi sự hỗ trợ, đóng góp ý tưởng, ý kiến thông qua những việc rất đơn giản, dễ thực hiện nhưng giúp ích được nhiều cho QTV. 

Một ví dụ khác là Đề ngày 10 trong thử thách đào vàng trên CGL hôm nay cũng đưa ra yêu cầu cho người tham gia thử thách là "Copywork một nội dung QTV kêu gọi/tận dụng sức mạnh, trí tuệ của tập thể". 

Những poll mở ra trong cộng đồng cũng chính là một hoạt động kêu gọi sự đóng góp ý kiến của thành viên. 

Hoặc có thể kể đến hoạt động đồng sáng tạo như dự án viết sách chung Bút hết nặng viết hết đau của Cộng đồng On Writing Daily Viết đi đừng sợ do chị Linh Phan làm chủ biên. 

Trong cộng đồng, đừng làm mọi thứ một mình. 

Cách 5: Quy chuẩn hóa các nghi thức trong cộng đồng

Nghi thức cũng thuộc một trong những nội dung của cộng đồng. Thế nên, nếu bạn thiết lập được những nghi thức chất lượng, hiệu quả và duy trì chúng định kỳ cũng sẽ giảm tải thời gian, áp lực của việc sản xuất nội dung trong cộng đồng nói chung.

Ví dụ: Nghi thức Sổ tay từ vựng vào đầu thứ hai mỗi tuần ở CGL.

Về Bản thân QTV

Cách 6: Lòng biết ơn là công cụ “quyền năng” giúp bạn vượt mọi chướng ngại vật trên hành trình xây dựng cộng đồng

Mỗi QTV nên có một cuốn nhật ký cộng đồng để lưu lại và cập nhật những cột mốc đáng nhớ của cộng đồng. Tất cả những dữ liệu này chính là pin, giúp bạn nhanh chóng tái tạo năng lượng khi rơi vào tình trạng khủng hoảng trong vận hành cộng đồng.

Một mẫu nhật ký của Mom Village - Nuôi dưỡng người mẹ mới

Cách 7: Tìm một cộng đồng để bạn thuộc về dù bạn có đang là QTV của bao nhiêu cộng đồng đi nữa

Đó có thể là những cộng đồng không liên quan đến ngách của bạn (1) và một cộng đồng cùng ngách với bạn (2). Ở cộng đồng số 1, bạn sẽ có được cảm giác thư giãn khi tạm tách ra khỏi những công việc chuyên môn. Ở cộng đồng số 2, là không gian mà ở đó bạn tìm thấy được sự đồng cảm, thấu hiểu trong công việc bạn làm.

Ví dụ: Cộng đồng mình thường hay lui tới và cũng là nguồn sạc hữu hiệu cho bản thân, là On Writing Daily Viết đi đừng sợ. Cộng đồng số 2 thì chính là CGL, nơi mình có thể gặp gỡ và trò chuyện với một nhóm người mỗi ngày về cùng một chủ đề “cộng đồng”.

Cách 8: Chuẩn bị sức khỏe tốt trước khi ra mắt sự kiện, thử thách trong cộng đồng

Tổ chức, vận hành thử thách, sự kiện trong cộng đồng chưa bao giờ là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi kỹ năng quản lý, điều phối cũng như năng lượng xuyên suốt của QTV trong thời gian chạy chiến dịch. Một sai lầm phổ biến là mọi người đa phần quá tuân thủ kế hoạch ban đầu mà không điều chỉnh những yếu tố liên quan khi vận hành.

Ví dụ: Thử thách Đào vàng trên CGL lúc đầu đề ra không có trạm nghỉ giữa các chặng nhưng khi thử thách diễn ra, mình đã nhanh chóng điều chỉnh về hạn nộp, cách thức theo dõi để thử thách dễ chơi với thành viên.

Cách 9: Thiết lập và tuân thủ ranh giới cho bản thân

Ngay cả những QTV giàu kinh nghiệm thì năng lượng khi vận hành cộng đồng cũng thường theo hình sin, nghĩa là có lên có xuống. Nó giống như biểu đồ thống kê tương tác trong cộng đồng. Và điều này là hoàn toàn bình thường.

Những lúc tâm trạng đi xuống có thể do sức khỏe hay các yếu tố khác chi phối, bạn nên dành thời gian cho bản thân nghỉ ngơi, đặt ra những ranh giới giữa chăm sóc bản thân và cộng đồng. Nói về ranh giới đó với mọi người. Nhờ thế, mọi người sẽ có xu hướng tôn trọng ranh giới của bạn nhiều hơn. 

Nếu bạn đã hoặc đang rơi vào tình trạng kiệt sức khi vận hành cộng đồng, hãy thử áp dụng những cách CGL gợi ý. Đừng quên  phản hồi với CGL nếu như chúng hữu hiệu nhé.